Vendas: Os 7 passos para uma prospecção eficaz

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1. A prospecção
2. Prepare-se
3. Organize sua lista
4. Coloque em prática
5. Obtenha feedback mesmo que seja um NÃO!
6. Avance
7. Mensure

Introdução
Muitas empresas, seja ela grande pequena ou mesmo uma micro-empresa individual “pena” por não conseguir organizar a atividade propulsora do seu negócio: as vendas! Porém falar de vendas daria um livro inteiro e aqui nosso propósito é ajudar você de forma prática. Pensando nisso, resolvi apresentar aqui uma parte das vendas que é o início de tudo, ou seja a prospecção. Mais que isso uma maneira de torna-la eficaz!

1. A prospecção
Toda atividade econômica é regida pela lei básica da oferta e demanda. Oferta conceitualmente é a quantidade de um produto ou serviço disponível para compra. Demanda, por sua vez, é a quantidade de produtos ou serviços que os consumidores estão dispostos a comprar.
DE OLHO NA OFERTA!!
Neste e-book traremos o olhar para uma destas duas partes da equação: a oferta! Especialmente uma parte dela que é a venda, sendo ainda mais específico na verdade, o início, a construção da venda que chamamos de prospecção, também compreendida como a etapa da busca por potenciais clientes ou consumidores do seu produto ou serviço.
Trabalharemos aqui não com uma fórmula mágica, mas com conceitos importantes para que sua prospecção melhore e assim consiga obter melhores resultados nesta fundamental etapa da venda
2. Prepare-se
Quando pensamos na prospecção, muitas pessoas ou empresas simplesmente travam! Ou seja, mesmo antes de iniciar a divulgação ou busca por potenciais clientes não conseguem estruturar um caminho lógico, único e em constante aperfeiçoamento e evolução.
Os motivos são muitos mas minha experiência diz que o principal é a falta de um processo bem definido e claro a seguir.
Normalmente a intuição do empreendedor ou do vendedor no momento que estão paralisados é “olhar para dentro”, ou seja, buscar argumentos em seus diferenciais competitivos, nos diferenciais do seu produto ou serviço e, na visão moderna de vendas, o caminho deveria (e é) outro. Neste momento o correto seria olhar para os reais problemas ou necessidades que seus produtos ou serviços resolvem, melhoram ou ajudam a sociedade.
VOCÊ SE PREOCUPA COM O VALOR QUE VOCÊ ENTREGA?
A busca pelo VALOR ADICIONADO na sociedade é o que irá diferenciá-lo da concorrência e ampliará o campo dos seus potenciais clientes. Ou seja, a prospecção inicia quando temos uma visão clara do está sendo colocado no mercado, seja na forma, no conteúdo, ou o mais desejado, que seja nos dois, pois assim seu poder de diferenciação aumentará. E muito!
Tendo em vista que a prospecção passa antes pelo entendimento claro DO QUE será oferecido e seu REAL VALOR ADICIONADO no mercado, para que o processo de vendas inicie de forma sólida, a preparação do empreendedor ou do vendedor se faz necessária.
PLANEJAR É PRECISO….
Quando falamos em preparação, para quaisquer atividades, seja no esporte, na culinária e claro não seria diferente nos negócios (prospecção) falamos em planejamento.
Um dado para que possam compreender a importância desta fase, os japoneses no período pós-segunda guerra, com seu país destruído por 2 bombas atômicas precisaram se reconstruir mas principalmente repaginar a percepção de que os produtos e serviços ali produzidos eram de baixa qualidade.
A solução buscada e acertada veio com vários conceitos utilizados e consolidados nos dias atuais, após mais de 70 anos do pós guerra. Um desses conceitos é o de melhoria contínua, onde a etapa de planejamento representa aproximadamente 60% do tempo de um projeto e os outros 40% é para execução, reavaliação e ação. Este é um ciclo aplicável em quaisquer atividades profissionais, áreas de negócios, indústria ou comercio. Conhecido como kaizen ou PDCA (PLAN, DO, CHECK, ACT), este é o ciclo da melhoria contínua.
Mas voltando, quis trazer este conceito para dizer que prospectar, infelizmente ainda é uma etapa negligenciada quando se trata de seu processo de preparação/planejamento.
Este planejamento abrange dois aspectos básicos: o pessoal, ou interno e o ambiente, ou externo.
Planejamento Pessoal/Interno:
Trata-se da sua capacidade de se concentrar e compreender as micro-necessidades de organização e preparação mental para conseguir a máxima eficiência nesta atividade.
Reflexões desta fase:
Como vou fazer? Quanto tempo executarei a prospecção? Onde/com quem consigo mais recomendações? De que forma/estratégia aumento minha lista/fonte de prospectos? Independente da meta imposta/necessária, qual a minha meta pessoal? Como farei para atingi-la? Tenho alguém que possa me orientar/ajudar/aconselhar?
Atenção: Aqui vale uma ressalva que, aparentemente possa ser “fora de contexto”, mas considerando que somos humanos, estamos sujeitos a variações de humor ou influências causadas pelo ambiente que nos cerca. Assim, peço atenção para que, se discutiu com o familiar, colega de trabalho ou mesmo se passou por algum trauma recente, fique atento(a) pois não recomenda-se planejar nada em estado de espírito abalado. Isso se deve para minimizar desvios de objetivos, ou mesmo de comprometimento do aproveitamento máximo de seu foco e canalização de energia para realizar um BOM planejamento.
Muitas vezes compreendo que não temos como esperar, mas nesse caso busque ajuda e opiniões de pessoas confiáveis para validar seu pensamento e estratégia.
Planejamento de ambiente/Externo:
Trata-se do cuidado com o local em que você está, bem como a disponibilidade de todos os materiais e ferramentas de trabalho para que nada falte à sua mão durante o processo intelectual (coletivo ou não) do planejamento.
Reflexões desta fase:
Tenho um local adequado, uma mesa, apoio, uma infra-estrutura mínima? Perceba que não precisamos de luxo, mas sim adequação. Se trabalhar em Home Office, o cachorro está preso? Os filhos estão ocupados? A família está longe ou junto no mesmo local contigo? Se estiver em local corporativo: há interrupções? Estão lhe solicitando outras tarefas? O telefone está tocando? As notificações do celular ou do computador estão acionadas?
Percebam que são cuidados básicos muitas vezes negligenciados e que muitas vezes tiram o foco e concentração, “roubando” o precioso tempo necessário para que o planejamento seja bem sucedido.
FIQUE ATENTO!!
Dados mostram que muitos vendedores despendem cerca de 60% de seu tempo em suas atividades de rotinas e apenas 15% em planejamento e já vimos pelo kaizen que este não é um bom índice.
Assim o exercício/reflexão que peço para fazer agora é analisar quanto do seu tempo você dispende para se organizar e preparar sua prospecção?
3. Organize sua lista
Sua lista é o ponto de partida para quaisquer prospecções.
Obs: Não vou me ater aqui nas técnicas de obtenção de lista. Este será um tema que trataremos em outra oportunidade. Fique atento aqui no Blog da HiPlatform!
UM PASSO-A-PASSO….
3.1 – Considerando por exemplo que fará um trabalho de prospecção pelo telefone cujo principal objetivo seja agendar reuniões presenciais ou on line: o que é importante para aumentar sua eficiência?
a. Determine quanto tempo por dia você fará esta atividade;
b. Considere o tempo de deslocamento ou preparação para início e conclusão desta atividade
c. Não procrastine! Tenha horário para começar e para acabar;
d. Cronometre o tempo de uma ligação ideal. (cronometre TODAS as ligações até que possa eleger a que julgar ideal)
e. Verifique se o tempo de uma ligação ideal está condizente com o tempo estimado diário e sua meta diária
f. Tenha disponível um volume 30% acima de números para efetuar suas ligações, muitas delas não irão ser concluídas de imediato
g. Tenha condições de alguma forma anotar quantidades de tentativas de ligações, ligações não atendidas, ligações completadas porém recusadas, atendidas com pedidos de retorno em outro horário, todas as situações ocorridas em todas as ligações/tentativas. Será essencial para avaliação posterior da sua eficiência
h. Fazer uma lista para cada “bloco” de ligações. Se fizer 1 bloco por dia, serão 5 listas para cada semana
i. Consolide todas as informações em uma planilha ou sistema de gestão de vendas* isso evitará você perder o controle sobre qual prospecto já entrou e qual não entrou em contato e o que ocorreu na oportunidade

3.2 – Considerando por exemplo que fará um trabalho de prospecção por e-mail cujo principal objetivo seja agendar reuniões presenciais, o que é importante para aumentar sua eficiência?

a. Utilize uma ferramenta de mercado para envio de e-mail MKT (E-goi, rdstation, leadlovers são algumas)
b. Categorize/segmente suas listas
c. Crie uma cadencia para cada tipo possível de retorno ao seu e-mail (Reev é uma ótima ferramenta para criar e personalizar seus e-mails em massa)
d. Esteja pronto para cadastrar/agendar com o prospecto (doodle é uma ferramenta útil) e ajudará a não perder o timming

4. Coloque em prática!
Vamos para a ação?
“O primeiro passo é metade do caminho”
Láo Tsé – Escritor Romano
Todas as etapas acima são de preparação/planejamento, agora vamos para a execução!
Muitos de vocês se esforçam, (agora) se planejam e têm o ativo mais valioso que são os contatos para realizar o primeiro contato mas na hora de entrar em cena, por medo, vergonha ou mesmo pelo simples pré-conceito de “incomodar” o prospecto, acaba procrastinando e não coloca em prática todo o planejamento realizado.
ALERTA!! VAI PROCRASTINAR?
Um dos motivos da procrastinação é a insegurança por causa de um planejamento incompleto/falho, já que não sabe o que poderá acontecer em resposta a sua iniciativa de prospecção.
No filme de Martin Scorsese, “O Lobo de Wall Street” fica evidente a necessidade e importância desta iniciativa e atitude de sair da inércia e agir. Esta atitude lhe conduz aos seus objetivos!
Com muito vigor e energia, Leonardo di Caprio, interpretando Jordan Belfort, diz:
“Pegue seu telefone e comece a ligar!”
“Pegue seu telefone e comece a ligar!”
“Pegue seu telefone e comece a ligar!”
Aqui temos o exemplo do telefone mas compreenda a mensagem da tomada de atitude e ação/iniciativa de iniciar os contatos através de sua lista. Bem como de utilizar o senso de urgência para agir rápido em busca dos seus objetivos, fica evidente!
Assim a mensagem que passo é igual ao do LOBO DE WALL STREET:
TOME UMA ATITUDE:
“Pegue seu telefone e comece a ligar!”
“Pegue seu telefone e comece a ligar!”
“Pegue seu telefone e comece a ligar!”
Link do trecho do filme: https://www.youtube.com/watch?v=PQleT6BtCbE

5. Obtenha feedback mesmo que seja um NÃO!

Muitas vezes deixamos de agir com medo de ouvirmos um não! Já sentiu essa sensação? Uma rejeição pré-julgada por nós mesmos que não passa de insegurança.
Aqui vou ser direto e reto: aja! O “Não” é libertador!! Vá em frente e siga para o próximo de sua lista.
ENFRENTE SEU MEDO!
Entenda que não de hoje pode ser um sim amanhã, e este ponto é muito importante entender.
Muitos vendedores têm medo de perguntar ao prospecto se estão prontos a dar o próximo passo e nesse momento correm o risco de “serem enrolados” pelo prospecto com falsas promessas de avanços e com isso distorcer a expectativa de fechamento do negócio.
O feedback sincero e profissional virá na medida que você, vendedor, dar esse espaço ao comprador/decisor de maneira também sincera. Deixando o prospecto confiante de que será respeitado caso ainda não seja o momento da compra.
Todo processo de prospecção gira em torno da propensão de compra e por mais que o seu produto ou serviço possa ser diferenciado, se não houver aderência para a compra naquele momento, a prospecção não avançará.
Seu desafio será buscar um gancho para manter esse prospecto em seu “radar”, porém em um fluxo diferenciado do seu processo ativo de busca por novos clientes.
As situações mudam conforme o tempo passa e se compreender que o “não” pode no futuro ser um “sim”, você vai lidar muito melhor com seu prospecto e nutrí-lo com informações para que ele não esqueça de você para que no momento da propensão de compra estar propícia, você estar por perto para que ele possa definitivamente tornar-se seu cliente.
Sendo assim, o feedback do cliente é fundamental para que você siga em frente tratando esse prospecto como único e respeitando o momento dele, mesmo que esse feedback seja um NÃO!

6. Avance
Um bom vendedor é aquele que consegue alterar o status de sua oportunidade a cada interação com seu prospecto.
O avanço é fundamental para manter o processo de vendas em movimento de forma que seja possível avaliar a cada etapa o que está funcionando e o que nem tanto traz bons resultados.
DEDO NO PULSO: SUA OPORTUNIDADE ESTÁ VIVA?
Como um médico que ao avaliar um paciente, sua primeira ação é verificar a pulsação, ou seja, se o principal sinal vital existe.
Na prospecção, o sinal vital é o avanço de qualidade. Aquele que mostra ao vendedor e ao comprador que o status alterou. Aqui vale dizer, a exemplo do capítulo anterior, que o “não” também é um avanço. Sendo assim, seu objetivo é movimentar. É trazer ao tempo presente a pulsação de seu prospecto. Entender seus sinais vitais para que possa preparar o próximo passo, seja em direção a venda, seja em direção a nutrição para que atinja a maturidade de compra.

7. Mensure
Seu melhor e mais sincero amigo são os números. Eles revelarão com isenção de sentimento seu real resultado. Se forem bons, será demonstrado. Se não estiver com suas expectativas atingidas, eles também dirão.
Sendo assim, é fundamental que tenhas toda e quaisquer ações mensuradas no detalhe. Quanto mais rica for sua mensuração, maior serão as possibilidades de identificar os pontos de melhoria no processo de prospecção.
GPS NA MÃO: SUA BÚSSOLA SÃO SEUS NÚMEROS!
Vale a pena trazer a tona o conceito do funil de vendas, porém aplicado apenas a etapa da prospecção. Ou Seja, estratifique as etapas da prospecção (como sugerido nos 6 passos anteriores) e eleja, faça a conta da conversão de uma etapa para outra.
Veja aqui um simples exemplo matemático:
Se tentou entrar em contato com 100 prospectos e conseguiu falar com 50, sua taxa de sucesso no primeiro contato é 50%. Desses 50, 20 aceitaram receber uma apresentação de seu produto ou serviço, o que traz sua taxa de sucesso em agendamento de 20% em relação ao seu universo inicial de potencial prospectos, porém considerando que 50 foram os que atenderam, sua taxa de agendamento passa para 40%!
Viu como é simples? Pois é meu amigo(a) parece besteira mas a maioria não faz conta, não conhece nem seus próprios indicadores pessoais ou de sua empresa.
Como disse no início os números são verdadeiros amigos. Eles “falam” para você se estás no caminho ou não. Agora eu te pergunto: Você quer saber a verdade? Se sim, então comece agora a estruturar e organizar suas etapas da prospecção e inicie já os cálculos de seus indicadores.
Lembre-se: Kaizen! Plan-Do-Check-ACTION! Melhoria contínua! Conheça seus números e seja incansável em ajustar sua maquininha para que o processo prospectivo se torne cada vez mais EFICAZ!